Προμήθειες γραφείου και έξοδα γραφείου στους φόρους των επιχειρήσεων σας

Είναι σημαντικό να γνωρίζετε τη διαφορά μεταξύ των προμηθειών και των εξόδων γραφείου, επειδή τα έξοδα αυτά αντιμετωπίζονται διαφορετικά από τη φορολογική σας δήλωση και επηρεάζουν διαφορετικά τους φόρους των επιχειρήσεων. Οι προμήθειες συνήθως καταναλώνονται ή εξαντλούνται κατά τη διάρκεια του φορολογικού έτους και περιλαμβάνουν αντικείμενα όπως στυλό, χαρτί και εκτυπωτή. Τα έξοδα γραφείου, από την άλλη πλευρά, συχνά αναφέρονται σε μεγαλύτερα, πιο ανθεκτικά αντικείμενα, όπως έπιπλα ή υπολογιστές, που μπορεί να υποτιμηθούν με την πάροδο του χρόνου.

Τι είναι τα προμήθειες γραφείου;

Τα είδη γραφείων είναι τα παραδοσιακά αντικείμενα γραφείου, όπως τα στυλό, οι συρραπτικοί, τα κλιπ χαρτιού, οι δίσκοι USB Thumb και οι κασέτες μελάνης εκτυπωτή που εξαντλούνται από τους υπαλλήλους. Περιλαμβάνονται επίσης σε προμήθειες γραφείου:

• Προμήθειες τήρησης αρχείων, όπως τιμολόγια και αποδείξεις πωλήσεων
• Προμήθειες και καθαρισμού
• Ιστός μπάνιου
• Μέρη για να διατηρήσετε προμήθειες, όπως ο καθορισμός ντουλαπιών και ντουλαπιών αποθήκευσης
• Χαρτοπετσέτες, χαρτοπετσέτες και πλαστικά σκεύη
• Ποτά για το δωμάτιο διάλειμμα των εργαζομένων

Το IRS περιλαμβάνει επίσης ταχυδρομικά τέλη σε προμήθειες γραφείου, αλλά μεγάλες ποσότητες ταχυδρομικών αποστολών ταξινομούνται διαφορετικά (στο κόστος των πωλούμενων αγαθών, όπως περιγράφεται παρακάτω).

Τι είναι τα έξοδα γραφείου;

Τα έξοδα γραφείου είναι τα άλλα έξοδα λειτουργίας ενός γραφείου. Αυτά τα έξοδα χρησιμοποιούνται για τις λειτουργίες του γραφείου, επομένως ονομάζονται συχνά “λειτουργικά έξοδα”.

Τα λειτουργικά έξοδα γραφείου περιλαμβάνουν:

• Υπηρεσίες ιστότοπων, υπηρεσίες cloud (όπως dropbox ή iCloud)
• Τέλη φιλοξενίας Διαδικτύου και συντήρηση ιστότοπων, ονόματα τομέα, μηνιαία έξοδα για εφαρμογές (όπως το Dropbox)
• Λογισμικό, συμπεριλαμβανομένου του λογισμικού που βασίζεται στο διαδίκτυο όπως τα προϊόντα QuickBooks
• Επιτραπέζιοι υπολογιστές, φορητοί υπολογιστές, iPads και tablet
• Τηλέφωνα γραφείου και τηλεφωνικά συστήματα γραφείου
• Έξοδα κινητού τηλεφώνου για υπαλλήλους

Ορισμένα έξοδα γραφείου υψηλότερου κόστους γίνονται πραγματικά επιχειρηματικοί εξοπλισμό και αυτά κατηγοριοποιούνται ως περιουσιακά στοιχεία και υποτιμάται (λαμβάνονται ως έξοδα για μια χρονική περίοδο).

Προσωπική χρήση προμηθειών και εξόδων γραφείου

Για να αφαιρέσετε τα προμήθειες γραφείου ή τον εξοπλισμό στην επιχειρησιακή σας φορολογική δήλωση, πρέπει να είστε σε θέση να δείξετε ότι είναι “συνηθισμένα και απαραίτητα” επιχειρηματικά έξοδα, όχι προσωπικά έξοδα. Τα προσωπικά έξοδα δεν είναι επιχειρηματικά έξοδα και δεν μπορείτε να τα αφαιρέσετε. Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείτε το Office Copier και το Binder για να δημιουργήσετε μια σχολική αναφορά για το παιδί σας, αυτό είναι προσωπική χρήση και τα έξοδα αυτά πρέπει να διατηρούνται από την κατάθεση φόρου επιχειρήσεων.

Ορισμένος εξοπλισμός γραφείου μπορεί να αναφέρεται ως ιδιοκτησία. Πρόκειται για ιδιοκτησία που μπορεί να χρησιμοποιηθεί τόσο για επιχειρηματικούς όσο και για προσωπικούς και προσωπικούς σκοπούς. Για παράδειγμα, εάν έχετε ένα βίντεο εγγραφής που αγοράσατε από την επιχείρησή σας και το χρησιμοποιείτε τόσο για επιχειρηματικά όσο και για προσωπικά βίντεο, θα χρειαστεί να διατηρήσετε καλά αρχεία για να διαχωρίσετε την επιχείρηση και την προσωπική χρήση και μπορείτε να αφαιρέσετε μόνο τη χρήση των επιχειρήσεων.

Τα κινητά τηλέφωνα, οι υπολογιστές και οι εκτυπωτές δεν είναι πλέον καταχωρημένες ιδιότητες, αλλά θα πρέπει ακόμα να κρατάτε τα αρχεία που διαχωρίζουν τις επιχειρήσεις και την προσωπική χρήση και να σας δείξουν ότι χρησιμοποιήσατε αυτά τα αντικείμενα περισσότερο από το 50% του χρόνου για επιχειρηματικούς σκοπούς.

Προμήθειες και έξοδα γραφείου: Τι μπορείτε να αφαιρέσετε

Μπορείτε να αφαιρέσετε το 100% του κόστους των προμηθειών γραφείου και των υλικών που κρατάτε στο χέρι και έχετε χρησιμοποιήσει κατά τη διάρκεια του έτους. Μπορείτε επίσης να αφαιρέσετε το κόστος των γραμματοσήμων και των ταχυδρομικών χρεώσεων και των ταχυδρομικών αποστολών που χρησιμοποιούνται στα ταχυδρομικά τέλη κατά τη διάρκεια του έτους. Για να αφαιρέσετε τις προμήθειες γραφείου στη φορολογική δήλωση της επιχείρησής σας, πρέπει να πληρούν όλους αυτούς τους κανόνες IRS:

• Δεν κρατάτε ρεκόρ για το πότε χρησιμοποιούνται.
• Δεν λαμβάνετε απογραφή αυτών των αντικειμένων.
• Η αφαίρεση αυτών των αντικειμένων δεν παραμορφώνει το εισόδημά σας (με άλλα λόγια, δεν παίρνετε τόσες πολλές εκπτώσεις ότι το εισόδημά σας είναι πολύ μικρότερο από ό, τι θα ήταν διαφορετικά).

Αφαίρεση εναντίον εξόδων γραφείου

Ήταν ότι όλα τα επιχειρηματικά περιουσιακά στοιχεία (αντικείμενα που χρησιμοποιήθηκαν για περισσότερο από ένα χρόνο) που κοστίζουν περισσότερα από $ 500 έπρεπε να υποτιμηθούν. Η απόσβεση είναι ένας τρόπος εξάπλωσης του κόστους ενός επιχειρηματικού περιουσιακού στοιχείου για τη ζωή αυτού του αντικειμένου. Κάθε χρόνο αφαιρείτε το μέρος του κόστους.

Το IRS έχει μια νέα απλούστερη μέθοδο για τη λήψη μικρότερων περιουσιακών στοιχείων ως δαπανών αντί να τα υποτιμάται. Αποτελεσματική το 2016 και μετά, μπορείτε να αφαιρέσετε τα επιχειρηματικά περιουσιακά στοιχεία (συμπεριλαμβανομένων των περιουσιακών στοιχείων του γραφείου) που κοστίζουν 2.500 δολάρια ή λιγότερο. Αυτό περιλαμβάνει σουίτες λογισμικού και λογισμικού, φορητούς υπολογιστές, tablet, smartphones και άλλα μικρότερα ηλεκτρονικά. Το κόστος που μπορείτε να δαπανήσετε περιλαμβάνει το κόστος αγοράς και τη δημιουργία του αντικειμένου.

Για να λάβετε το κόστος αυτού του αντικειμένου ως έκπτωση, πρέπει επίσης να αντιμετωπίσετε το στοιχείο ως δαπάνη στο λογιστικό σας σύστημα.

Εάν οποιαδήποτε προμήθεια γραφείου, έξοδα ή εξοπλισμός κοστίζει πάνω από 2.500 δολάρια, αυτά γίνονται αποσβέσιμα περιουσιακά στοιχεία και πρέπει να υποτιμήσετε αυτά τα περιουσιακά στοιχεία (εξαπλώστε το κόστος με την πάροδο του χρόνου) ή να χρησιμοποιήσετε το τμήμα εσωτερικού κώδικα εισοδήματος 179 για να υποτιμήσετε αμέσως ολόκληρο το κόστος του αποσβέσιμου περιουσιακού στοιχείου κατά τη διάρκεια του έτους που θέσατε σε λειτουργία.

Προμήθειες σε άλλες κατηγορίες επιχειρήσεων

Προμήθειες γραφείου στο κόστος που πωλήθηκαν

Τα προμήθειες που χρησιμοποιείτε σε μια αποθήκη ή για τα προϊόντα αποστολής είναι διαφορετικά από τα προμήθειες που χρησιμοποιούνται στο γραφείο σας. Οι προμήθειες και τα υλικά που χρησιμοποιείτε για την παραγωγή προϊόντων περιλαμβάνονται στο κόστος των πωλούμενων αγαθών. Το κόστος των πωληθέντων αγαθών είναι ένας υπολογισμός για την επιχειρησιακή σας φορολογική δήλωση που εξετάζει το απόθεμά σας αλλάζει κατά τη διάρκεια του έτους και ό, τι ξοδεύετε για να κάνετε και να μεταφέρετε προϊόντα στους πελάτες σας.

Οι προμήθειες στο κόστος των πωλούμενων αγαθών περιλαμβάνουν:

• Οι προμήθειες που γίνονται φυσικά μέρος του αντικειμένου που πωλείτε περιλαμβάνονται στο απόθεμα ως μέρος του υπολογισμού
• Προμήθειες που χρησιμοποιείτε για την αποστολή προϊόντων, όπως υλικά συσκευασίας, ταινία αποστολής και ετικέτες

Προμήθειες γραφείου και εξοπλισμό σε έξοδα εκκίνησης

Εάν αποθηκεύετε σε προμήθειες γραφείου και αγοράζετε εξοπλισμό γραφείου, υπολογιστές και λογισμικό ως μέρος της εκκίνησης της επιχείρησής σας, θα πρέπει να διατηρήσετε ξεχωριστό αρχείο αυτών των δαπανών. Τα έξοδα εκκίνησης συνήθως πρέπει να αποσβοσπορίζουν, αλλά μπορείτε να πάρετε έως και 5.000 δολάρια εκκίνησης και έως και 5.000 δολάρια οργανωτικών εξόδων κατά τη διάρκεια του πρώτου σας έτους.

Προμήθειες και έξοδα γραφείου στη φορολογική δήλωση της επιχείρησής σας

Για τους μοναδικούς ιδιοκτήτες και τα μονο-μέλη LLCsΕμφάνιση προμηθειών γραφείου στην κατηγορία “Προμη” Υπηρεσία “του Προγράμματος Γ, στη γραμμή 18. Μπορείτε να συμπεριλάβετε έξοδα γραφείου μικρότερα από 2.500 δολάρια σε αυτήν την κατηγορία ή μπορείτε να διαχωρίσετε τα έξοδα γραφείου και να τα συμπεριλάβετε με” άλλα έξοδα “στη γραμμή 27Α.

Για εταιρικές σχέσεις και πολλαπλά μέλη LLCs, Δείξτε αυτές τις δαπάνες στο τμήμα “Άλλες εκπτώσεις” του εντύπου 1065 (γραμμή 20). Πρέπει να επισυνάψετε μια ξεχωριστή δήλωση που καταρρίπτει τις διαφορετικές μειώσεις που περιλαμβάνονται σε αυτό το στοιχείο γραμμής.

Για εταιρείες, Δείξτε αυτές τις δαπάνες στην ενότητα “Άλλες εκπτώσεις” του εντύπου 1120. Πρώτον, πρέπει να συμπεριλάβετε μια δήλωση που απαριθμούν τις εκπτώσεις και στη συνέχεια να συμπεριλάβετε το σύνολο στις “άλλες εκπτώσεις”, γραμμή 26.